ЕЛЕКТРОННИЙ ДОКУМЕНТООБІГ ЯК ІНСТРУМЕНТ УПРАВЛІННЯ ІНФОРМАЦІЙНИМ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯМ ДІЯЛЬНОСТІ ПІДПРИЄМСТВА

Анотація

У сучасних умовах висококонкурентного економічного простору більшість керівників розуміють, що успіх діяльності підприємств безпосередньо залежить від впровадження і використання новітніх інформаційних технологій в управлінні бізнес-процесами. Вагому роль відіграють інноваційні технології управління електронними документами, що є основою інформаційного забезпечення діяльності на підприємстві та підвищують оперативність, своєчасність, точність, прозорість, ефективність реалізації бізнес-процесів. Їх застосування дозволяє зменшити часові, трудові та фінансові витрати, пов’язані з обробкою інформації і документації, а також мінімізувати ризики, викликані впливом людського фактору.

Організація документообігу підприємства залежить від масштабу діяльності підприємства, його функцій, кількості ланок управління і обсягу документопотоків. Управління соціальними процесами реалізується за допомогою управлінської інформації, яка відображає зміст управлінських дій. Обіг управлінської інформації здійснюється за допомогою управлінських документів. Процеси діловодства та документообігу розглядаються, перш за все, як документальне відображення і забезпечення управлінських процесів. В цьому сенсі діловодство та документообіг слід розглядати як документальне забезпечення управління, тобто як систему вторинних процесів, які забезпечують і відображають процеси управління [1, с. 7].

Електронний документообіг являє собою процес створення, одержання, оброблення, зберігання, сумісного використання, відправлення, передавання й знищення електронних документів та інформації, яка в них міститься в рамках певної інформаційної системи [2, c. 34].Електронний документ, в свою чергу, - це документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний документ може бути створений, переданий, збережений і перетворений електронними засобами у візуальну форму. [3].

Технологія електронного документообігу ґрунтується на інтегрованій електронній обробці обліково-звітної інформації, яка включає створення первинних електронних документів, алгоритми опрацювання інформації, обробку масивів даних та ін. Електронний документообіг забезпечує управління потоків документів і масивів інформаціїу комп’ютерних мережах, а також контроль за рухом документів на підприємстві.

Впровадження системи електронного документообігу на підприємстві має позитивний вплив на роботу керівників вищої ланки, підвищуючи якість виконання таких функцій, як прийняття ефективних управлінських рішень, аналіз та оперативний контроль бізнес-процесів в цілому та контроль виконання завдань працівниками, забезпечення криптографічної безпеки захисту інформації та ін. Система електронного документообігу сприяє також оптимізації роботи працівників середньої і нижчої ланок, а саме: підвищення якості роботи працівників за рахунок зменшення помилок у процесі автоматизованої обробки великого об’єму інформації і масивів даних; зменшення витрат часу на пошук, обробку потрібних інформаційних і документаційних ресурсів працівниками підприємства; зручний алгоритм роботи використання інформаційних ресурсів підприємства.

Таким чином, можна зробити висновок, що впровадження систем електронного документообігу дає можливість підприємствам удосконалити процес управління інформаційним забезпеченням діяльності підприємства та скоротити як матеріальні так і нематеріальні ресурси на забезпечення якісного і ефективного процесу документообігу, інформатизації і бізнес-комунікацій підприємства в цілому.

Науковий керівник: к.е.н., доц. Кравченко М.О.