ВИКОРИСТАННЯ МЕТОДУ GTD ДЛЯ ЕФЕКТИВНОГО УПРАВЛІННЯ ЧАСОМ НА ПІДПРИЄМСТВІ

Анотація

У сучасному світі, що постійно розвивається та вдосконалюється, для досягнення успіху та підтримання своєї конкурентоздатності на вітчизняному та світовому ринках, керівникам підприємств потрібно постійно вдосконалювати свою організацію в цілому та кожну її складову окремо. Для цього використовують різні методики та прийоми, серед яких великої популярності в останні роки набуває управління часом, або тайм-менеджмент. Його сутність полягає у збалансуванні часу для виконання всіх видів діяльності, ефективності розмежування професійних та особистих завдань.

Тайм – менеджмент використовує багато різних підходів та моделей для підвищення ефективності діяльності підприємства. Одним із найефективніших з них на сьогодні є метод GTD (Getting Things Done) або як закінчити розпочате, що був розроблений консультантом з управління часом і автором однойменної книги Девідом Алленом. Головний принцип GTD - людина не повинна перевантажувати себе тим, що потрібно зробити, а повинна лише вносити це в план. Всю увагу варто зосереджувати безпосередньо на виконанні кожної окремо взятої задачі[1, с. 19]. За цим методом, кожне ваше рішення щодо виконання тієї чи іншої задачі повинно проходити певний алгоритм.

Перш за все, необхідно поставити питання чи можна з цим завданням щось зробити. Якщо ні, то є три варіанти дії : ми відкидаємо непотрібну інформацію у «сміття», якщо вона не несе для нас ніякої цінності; якщо вона може нам знадобитись для виконання якоїсь іншої функції, то відкладаємо «на потім»; якщо це лише теоретична інформація, що не несе під собою можливості практичного застосування але є цінною – відкладаємо її до «довідки». У разі позитивної відповіді на попереднє питання, ми обираємо наступну дію : «проект», у разу односкладності та легкості виконання завдання, або складаємо «план проекту», якщо задача є багатофункціональною та потребує розкладання на складові елементи. Наступним кроком є визначення тривалості виконання задачі. Якщо вона займає менше двох хвилин – виконуємо одразу, якщо ж більше – передоручаємо підлеглим, що спеціалізуються у цій сфері, у разі необхідності виконати завдання найближчим часом. Якщо завдання потрібно виконати не негайно, ми його «запановуємо». Для більш ефективного виконання запланованого завдання, його роз приділяють до жорсткого (такого, що має визначену дату та термін виконання) або гнучкого (не має визначеної дати, але є важливим та обов’язковим для виконання) планування.

Окрім наведеного алгоритму, також існують декілька засобів та прийомів, які допомагають завершити розпочате. Їх можна використовувати як окремо від нього, так і вбудовувати до певного елементу цього ланцюга. Одним з таких прийомів є «43 папки». Він полягає в тому, що на кожен робочий день місяця ви заводите собі окрему папку (разом 31 шт.) Плюс створюєте ще 12 папок по аналогії з місяцями року. В результаті у вас виходить 43 папки, в яких і слід «складати» плани на кожен конкретний день. Ще одним актуальним на сьогодні прийомом є програмне забезпечення для GTD. У сучасному світі без програмного забезпечення вже не обійтися. Згідно з методикою Аллена воно включає: цифрове структурування, мозковий штурм, і додатки для управління проектами. На сьогоднішній день ідеологію GTD підтримують понад 100 додатків. Серед них є програми, написані для різних платформ і пристроїв[2].

Отже, досліджений метод управління часом раціоналізує процес прийняття управлінського рішення. У наш час одним із найважливіших навиків менеджера є вміння керувати не тільки процесами, але й часом. Досліджуючи даний метод, ми визначили, що впровадження цього принципу для роботи на підприємстві та підпорядкування будь-яких рішень наведеному алгоритму прискорює виробничий та творчий процеси, спрощує взаємовідносини керівник-підлеглий та сприяє налагодженню ефективної взаємодії між функціональними відділами на підприємстві. Метод GTD дає змогу активізувати ресурси, що до певного моменту були лише пасивними резервами та підштовхує керівників до їх гармонічного впровадження організацію виробництва. Варто підкреслити, що сутність даного принципу полягає не в тому, щоб все зробити якомога швидше, а в грамотному розподілі своїх сил і можливостей.

Література:

1. Аллен Д. Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса/ Д. Аллен – Вид. «МИФ», 2015.

2. Метод GTD або як закінчити розпочате [Електронний ресурс]. – Режим доступу: http://timestep.ru/2010/01/20/metod-gtd-ili-kak-zakonchit-nachatoe.